عادة ما تسمح خدمات البريد الإلكتروني، بإرسال مرفقات بحجم 20 أو 25 ميجابايت. ولذلك؛ يتعين على المستخدم البحث عن بدائل أخرى عند الرغبة في نقل البيانات ومشاركة الملفات كبيرة الحجم.
خدمات الحوسبة السحابية
ويمكن للمستخدم تحميل مثل هذه الملفات على خدمات الحوسبة السحابية كأبل iCloud وجوجل Drive. ومايكروسوفت Onedrive. ثم نسخ رابط تنزيل الملفات وإرساله عبر البريد الإلكتروني.
علاوة على أنه يمكن استعمال خدمات نقل الملفات، التي لا تتطلب إنشاء حساب مستخدم أو تسجيل الدخول. ولكن المستخدم عادة ما يفقد البيانات ورابط التنزيل بعدة عدة أيام.
تشفير البيانات
وأوضحت هيئة اختبار السلع والمنتجات الألمانية، وفقا لوكالة الأنباء الألمانية، أنه من الأفضل عند اختيار مثل هذه الخدمات الاعتماد على الخدمة. التي توفر تشفيرا كاملًا للبيانات، ويمكن استعمالها دون كشف هوية المستخدم.
نقل الملفات
وقد اختبرت هيئة ” كونسومينتنبوند” الهولندية، 11 خدمة مجانية لنقل الملفات. وأظهرت نتائج الاختبار أن أفضل خدمة نقل ملفات هي “KPN Secure File Transfer” الهولندية. والتي تتيح نقل الملفات بحجم 4 جيجابايت كحد أقصى. وتليها خدمة “Tresorit Send” السويسرية، والتي تتيح نقل 5 جيجابايت من الملفات.
وتخزن هذه الخدمات البيانات مدة أقصاها 7 أيام، وتوفر تشفيرًا شاملًا لحماية البيانات، ويمكن استعمالها مع إخفاء الهوية. ولكن هناك العديد من الخدمات الأخرى، التي تتطلب عنوان بريد إلكتروني وأحيانًا عنوان بريد إلكتروني للمستلم.
برنامج 7-Zip
وإذا اضطر المستخدم إلى استعمال خدمة نقل ملفات لا توفر تشفيرًا للبيانات أو عند الحاجة إلى إرسال معلومات حساسة عبر البريد الإلكتروني. فإنه يمكن للمستخدم تشفير البيانات بنفسه عن طريق استعمال البرنامج 7-Zip المجاني.
ويمكن لهذا البرنامج تشفير البيانات وتأمينها بكلمة مرور أثناء ضغط الملفات. وبالطبع يتعين على المستخدم إبلاغ المستلم بكلمة المرور بشكل آمن بواسطة الهاتف مثلًا أو الاتفاق على “كلمة مرور دائمة” مع الأشخاص، الذين ترسل لهم ملفات Zip بشكل متكرر.