مجلة عالم التكنولوجيا
مجلة تكنولوجية شاملة

5 نصائح لإدارة Microsoft Outlook بشكل أفضل

عالم التكنولوجيا     ترجمة

 

يُعد Microsoft Outlook نظام برنامج إدارة المعلومات الشخصية من شركة مايكروسوفت، وهو متاح كجزء من مجموعة Microsoft Office. وعلى الرغم من كونه عميل بريد إلكتروني في المقام الأول إلا أن Outlook يتضمن أيضًا وظائف مثل التقويم وإدارة المهام وإدارة جهات الاتصال وتدوين الملاحظات وتسجيل دفتر اليومية وتصفح الويب. كما يمكن للأفراد استخدام Outlook كتطبيق مستقل، ويمكن للمؤسسات نشره كبرنامج متعدد المستخدمين.

ومع دخولنا العام الثالث للوباء كورونا أصبحت نماذج العمل عن بُعد والهجين شائعة، حتى بالنسبة للشركات الكبرى مثل Apple وGoogle وFacebook وTwitter.

وسواء كنت تعمل لصالح شركة تقنية عملاقة أو شركة صغيرة فقد يكون الأمر مرهقًا أثناء الاجتماعات الافتراضية وإشعارات Slack وسلاسل البريد الإلكتروني الجماعية الطويلة. لتسهيل هذه المهام سنتحدث خلال هذا المقال عن عدد من مزايا Microsoft Outlook لجعل يومك الرقمي أسهل.

 

– فيما يلي قائمة بالنصائح والحيل لدى Microsoft Outlook:

1- إدارة الاجتماعات

من السهل دعوة الأشخاص إلى اجتماع عبر Outlook ولكن يمكنك أيضًا متابعة من سيأتي، سواء كنت المنظم أو أحد الحاضرين.

إليك الطريقة:

  1. افتح برنامج Microsoft Outlook.
  2. افتح لوحة التقويم واختر حدثًا.
  3. ضمن خيارات الاستجابة يجب أن ترى اسم الشخص الذي دعاك بالإضافة إلى عدد الأشخاص الذين تفاعلوا مع الدعوة.
  4. انقر فوق العدد لرؤية نسخة موسعة تتضمن من تم قبوله ورفضه ومن المحتمل ومن لم يرد. وفي حالة إذا كنت تنظم اجتماعًا يمكنك استكشاف المزيد من الخيارات عن طريق فتح النموذج في نافذة جديدة. من هنا يمكنك استخدام العديد من المزايا المختلفة، مثل مساعد الجدولة للحصول على فكرة أفضل عن توفر الحاضرين المحتملين وخيارات الاستجابة؛ ما يتيح لك طلب الردود وإخفاء قائمة الحضور.

 

2- إدارة أفضل للمنطقة الزمنية

بيئات العمل المختلطة موجودة، وهذا يعني أن زملاء العمل قد لا يعملون في نفس الوقت أو في ساعات العمل التقليدية؛ لذلك من المهم أكثر من أي وقت مضى أن تكون على دراية بالمناطق الزمنية المختلفة وتحترمها. فبدلًا من الإضافة والطرح ذهنيًا لمعرفة ما إذا كان الاجتماع الذي تريد جدولته مبكرًا جدًا أو متأخرًا جدًا يمكنك إضافة منطقة زمنية ثانية في تقويم Outlook.

إليك الطريقة:

  1. افتح لوحة تقويم Outlook.
  2. اختر “حدث جديد” وقم بتوسيعه في نافذة منفصلة.
  3. انقر فوق مساعد الجدولة.
  4. انقر فوق رمز الكرة الأرضية الصغير بجوار مفتاح التبديل طوال اليوم. يجب أن تشير إلى “المناطق الزمنية” إذا قمت بالمرور فوقها.
  5. اترك حقلًا معينًا لمنطقتك الزمنية وابحث عن المدينة التي تختارها في الحقل الآخر.
  6. انقر فوق “تم”.

سيعيدك Outlook إلى مسودة الدعوة وسترى الآن المناطق الزمنية التي اخترتها جنبًا إلى جنب. وينطبق هذا فقط على الدعوة التي تعمل عليها في تلك اللحظة، ولن تنتقل إلى التقويم الكامل الخاص بك.

 

3-جدولة رسائل البريد الإلكتروني

يمكنك أيضًا جدولة رسائل البريد الإلكتروني حتى لا تكون مسؤولًا عن إيقاظ زميل في العمل بمنتصف الليل أو إزعاجه أثناء إجازته.

إليك الطريقة:

  1. قم بإنشاء بريد إلكتروني ولكن لا تضغط على إرسال.
  2. انقر فوق السهم الصغير لأسفل بجوار إرسال.
  3. اختر إرسال لاحقًا. هذا يفتح نافذة؛ حيث يمكنك تحديد تاريخ ووقت مخصصين.

سيقترح Outlook تلقائيًا فترات زمنية مدتها 30 دقيقة، ولكن إذا كنت بحاجة فعلًا إلى إرسال بريد إلكتروني في الساعة 4:17 مساءً يمكنك كتابته يدويًا في الحقل.

لا توجد علامة تبويب مخصصة لرسائل البريد الإلكتروني المجدولة، ولكن تستطيع العثور على أي رسائل بريد إلكتروني قمت بجدولتها (حتى يتم إرسالها بالطبع) ضمن المسودات. يجب أن يشير البريد الإلكتروني إلى الموعد المحدد للإرسال حتى لا تحذفه عن طريق الخطأ.

 

4- التنقل السريع عبر نوافذ متعددة

إذا كنت في موقف يستدعي تعدد المهام فقد يؤدي النقر الكثير عبر Outlook إلى إبطائك. لحسن الحظ يجعل جزء التنقل من السهل جدًا إنجاز مهامك. إذا كنت بحاجة إلى فتح التقويم وصندوق البريد في الوقت نفسه فما عليك سوى النقر بزر الماوس الأيمن واختيار فتح نافذة جديدة.

تتحسن هذه الميزة فقط مع أدوات: Windows 11 Snap Layout وSnap Group.

 

5- كتم المحادثات الجارية

إذا حصلت على المعلومات من رسالة بريد إلكتروني ولا تريد أن تتورط في الإشعارات يمكنك تشغيل خيار تجاهل البريد الإلكتروني. سيؤدي تشغيل تجاهل المحادثة إلى حذف المحادثة تلقائيًا من جميع مجلداتك باستثناء الرسائل المرسلة، بالإضافة إلى أي ردود جديدة على هذا البريد الإلكتروني؛ لذا تأكد فقط من أن هذا ما تريده قبل النقر فوق موافق.

إليك الطريقة:

  1. افتح بريدًا إلكترونيًا.
  2. انقر فوق خيار إعدادات النقاط الثلاث في شريط الأدوات.
  3. انقر فوق تجاهل.
  4. سيسألك Outlook عما إذا كنت متأكدًا من رغبتك في تجاهل المحادثة. إذا كان الأمر كذلك فانقر فوق “موافق”.

 

المصدر

 

اقرأ أيضًا:

أفضل 10 بدائل لبرنامج “Outlook” في 2020

الرابط المختصر :
close

مرحبا 👋

سعداء بالتواصل معكم
قم بالتسجيل ليصلك كل جديد

نحن لا نرسل البريد العشوائي! اقرأ سياسة الخصوصية الخاصة بنا لمزيد من المعلومات.

اترك رد

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.