يكافح رواد الأعمال لتحقيق التوازن بين العديد من المسؤوليات من أجل الوصول إلى الكفاءة والإنتاجية في بيئة الأعمال سريعة الخطى.
لحسن الحظ، تتقدم التكنولوجيا باستمرار وتوفر مجموعة متنوعة من أدوات توفير الوقت لمساعدة رواد الأعمال على تبسيط العمليات.. وإكمال المهام بشكل أكثر كفاءة وفعالية، وإدارة الجوانب المختلفة لأعمالهم.
فيما يلي 19 أداة تقنية أساسية لإدارة المشاريع وجدولة وسائل التواصل الاجتماعي وأدوات إدارة المبيعات وعلاقات العملاء وأدوات تنظيم البيانات.
- Asana: أداة لإدارة المشاريع التعاونية تقدم خدمة تعيينات المهام والمواعيد النهائية وتتبع مسار الإنجاز، للحفاظ على نظام العمل.
- Slack: منصة تواصل جماعي تحتوي على قنوات متنوعة، علاوة على قدرات المراسلة المباشرة ومشاركة الملفات، ما يتيح التعاون الفعال مع العملاء أو الفرق البعيدة.
في الأساس، هذه المنصة تحل محل الحاجة إلى إرسال رسائل البريد الإلكتروني والرسائل النصية، من خلال دمج جميع اتصالاتك في مكان واحد يسهل التنقل فيه.
- Google Workspace: تعمل هذه المجموعة من أدوات الإنتاجية التي تتضمن Gmail وDrive والمستندات وجداول البيانات والتقويم، على تبسيط عملية الاتصال وإدارة المستندات.
بالإضافة إلى إمكانية تسجيل الدخول من أي مكان (الهاتف أو الكمبيوتر المحمول أو ما إلى ذلك)، للعمل أثناء التنقل بسهولة أكبر.
- المخزن المؤقت: أداة لجدولة وسائل التواصل الاجتماعي لتخطيط المنشورات وأتمتتها وتحليلها عبر منصات متعددة؛ ما يوفر الوقت ويحافظ على تواجد ثابت عبر الإنترنت.
- Hootsuite: على غرار Buffer، تسمح هذه التقنية بجدولة منشورات الوسائط الاجتماعية وإدارتها، لكن مع ميزات إضافية مثل الاستماع والتحليلات الاجتماعية. لذلك، من المفيد إنشاء علامتك التجارية الرقمية وتوسيع نطاق وصولك والعثور على عملائك المثاليين.
- Canva: برنامج تصميم لإنشاء جميع أنواع المحتوى -بدءًا من تطوير عروض المبيعات ووصولًا إلى صياغة الإعلانات الرقمية والعروض الترويجية عبر البريد الإلكتروني وغير ذلك الكثير.
كذلك يسهل عملية التصميم الجرافيكي، بالإضافة إلى أنه يأتي مزودًا بجميع أنواع القوالب المعدة مسبقًا والتي تم تصميمها بشكل احترافي، ليخدم المصممين المبتدئين.
- Flodesk: مزود خدمة البريد الإلكتروني الصديق للميزانية لا يأتي فقط مع مجموعة متنوعة من القوالب الممتعة وسهلة التحرير لجميع أنواع العروض الترويجية، بل يجعل إعداد تسلسل الرد الآلي سريعًا وبسيطًا.
- HubSpot: نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) الشامل والتسويق والمبيعات، يوفر لرواد الأعمال المنفردين أدوات لإدارة جهات الاتصال وتتبع العملاء المحتملين وأتمتة جهود التسويق.
- Google Analytics: أداة تتبع حركة مرور موقع الويب وسلوك المستخدم والتحويلات، من أجل اكتساب رؤى لتحسين استراتيجيات التسويق الرقمي وتحسين أداء موقع الويب. لتساعد رواد الأعمال على اتخاذ قرارات أكثر حكمة حول كيفية تصميم موقع الويب الخاص، ومعرفة المزيد عن الزوار والعملاء.
- Calendly: أداة جدولة عبر الإنترنت تتزامن مع التقويمات، ما يسمح لرواد الأعمال المنفردين بحجز الاجتماعات والمواعيد بسهولة دون إرسال رسائل بريد إلكتروني ذهابًا وإيابًا. سواء كنت تحجز مكالمات تدريب واستشارة، أو Zoom مع العملاء المحتملين أو أي شيء آخر – فإن نظام الحجز سهل الاستخدام يجعل من السهل جدولة الاجتماعات.
- LastPass: مدير كلمات المرور الذي يقوم بتخزين بيانات اعتماد تسجيل الدخول بشكل آمن، ليوفر الوقت في تذكر كلمات المرور وكتابتها عبر منصات مختلفة.
نظرًا لأهمية أمن البيانات بشكل لا يصدق، فإن وجود كلمات مرور مختلفة لكل موقع ويب يعد فكرة حكيمة. لذلك فإن استخدام أداة آمنة لإدارة كلمات المرور يجعل من السهل تتبع كلمات المرور الخاصة بك.
- Zapier: أداة التشغيل الآلي التي تربط بين التطبيقات والخدمات المختلفة؛ ما يتيح لرواد الأعمال أتمتة المهام المتكررة وتبسيط سير العمل.
- Toggl: أداة لتتبع الوقت لمراقبة كيفية قضاء الوقت في المهام والمشاريع المختلفة؛ ما يساعد رواد الأعمال المنفردين على تحليل الإنتاجية وإدارة الساعات القابلة للفوترة. لأنه، كما يقول المثل القديم، “الوقت هو المال”.
- Todoist: تطبيق لإدارة المهام يتضمن تواريخ الاستحقاق والتذكيرات ومستويات الأولوية؛ ما يساعد رواد الأعمال المنفردين في البقاء منظمين للتركيز في المهام المهمة. يشبه مساعدًا افتراضيًا يحفزك على البقاء على المسار الصحيح دون إرهاق.
- Evernote: هذه الأداة عبارة عن تطبيق لتدوين الملاحظات والتنظيم، كما تساعد في التقاط الأفكار وحفظ مقالات الويب وإنشاء قوائم المهام؛ لتمثل مركزًا لإدارة المعلومات.
- Dropbox: نظام أساسي للتخزين السحابي ومشاركة الملفات، ليضمن وصول رواد الأعمال المنفردين إلى المستندات والملفات المهمة من أي مكان. ويسمح بالتعاون السهل مع العملاء أو الفرق.
يمكن استخدام Dropbox لإرسال الملفات والبيانات الكبيرة، إذ تعد طريقة رائعة لتنظيم البيانات وتخزينها، بحيث يمكن الوصول إليها بسهولة في أي وقت وفي أي مكان.
- Zoom: أداة لعقد مؤتمرات الفيديو للاجتماعات الافتراضية والندوات عبر الإنترنت ومشاركة الشاشة؛ ما يتيح لرواد الأعمال المنفردين التواصل مع العملاء أو إجراء العروض التقديمية عن بُعد.
- Grammarly: مساعد الكتابة الذي يتحقق من القواعد النحوية والإملائية وعلامات الترقيم، ليضمن لرواد الأعمال أن ينتجوا محتوى احترافيًا خاليًا من الأخطاء.
- IFTTT: تعمل أداة الأتمتة هذه على ربط التطبيقات والأجهزة؛ ما يتيح لرواد الأعمال المنفردين إنشاء مهام سير عمل مخصصة وأتمتة المهام المتكررة.
تساعد هذه الأدوات التقنية على تحسين الوقت وزيادة الإنتاجية وتحقيق أهداف العمل دون تعيين موظفين إضافيين أو الاستعانة بمصادر خارجية (على الأقل في المراحل الأولى من بدء التشغيل).
كما تمنح رواد الأعمال ميزة تنافسية، وتساعدهم على التركيز في أنشطة عملهم الأساسية ودفع مشاريعهم الخاصة إلى آفاق جديدة من النجاح.
اقرأ:
التكنولوجيا في الكفاءة الإنتاجية.. مشاكل وحلول