مجلة عالم التكنولوجيا
مجلة تكنولوجية شاملة

10 نصائح لتبسيط روتين بريدك الإلكتروني Gmail

عالم التكنولوجيا    ترجمة

 

بينما أصبحت خدمات الدردشة عبر برامج مثل Zoom وSlack جزءًا لا يتجزأ من روح العمل في عام 2020 لا يزال البريد الإلكتروني جزءًا كبيرًا من معظم أعمالنا وحياتنا الشخصية.

 

وعلى الرغم من ذلك لا ينفصل البريد الالكتروني عن تعاملات معظم الشركات. ومع أنك تعرف على الأرجح أساسيات Gmail إلا أن هناك الكثير من مزايا Gmail والحيل التي ربما فاتتك ويمكن أن تساعدك في تبسيط حياتك الرقمية. على سبيل المثال: هل تعلم أن هناك أيضًا تطبيقات تابعة لجهات خارجية تعمل مع خدمة البريد الإلكتروني من جوجل، مثل Kiwi for Gmail، والتي تجمع حسابات متعددة في تطبيق واحد؟

 

وحتى إذا كنت من مستخدمي Gmail المخضرمين فإليك 10 أدوات ونصائح لمساعدتك في العمل بشكل أكثر ذكاءً _ وليس بجهد أكبر_ في البريد الإلكتروني Gmail.

 

10 أدوات ونصائح لتبسيط روتين بريدك الإلكتروني Gmail
10 أدوات ونصائح لتبسيط روتين بريدك الإلكتروني Gmail

1- تنظيف صندوق الوارد

لا يستغرق الأمر وقتًا طويلًا حتى يخرج صندوق الوارد الخاص بي عن نطاق السيطرة، حتى لو كنت تستخدم بحرية مجموعة التحرير والسرد select-all-plus-delete. ولحسن الحظ هناك طريقة أخرى للتعامل مع الرسائل الإلكترونية القديمة في بريدك الوارد.

إذا كنت متأكدًا من أنك لست بحاجة إلى أي رسائل بريد إلكتروني قبل تاريخ معين فيمكنك كتابة “قبل: <DD / MM / YYYY>” في حقل البحث وإدخال التاريخ الذي تختاره. سيؤدي هذا إلى تصفية البريد الوارد الخاص بك حتى تتمكن من استخدام زر تحديد الكل بكفاءة أكبر لحذف رسائل البريد الإلكتروني القديمة.

 

2- الوصول إلى حسابات متعددة

إذا كان لديك أكثر من حساب Gmail نشط يمكنك التبديل بينها بسهولة. ما عليك سوى النقر فوق رمز ملف التعريف الخاص بك في الجزء العلوي الأيمن (الهاتف المحمول أو سطح المكتب) واختيار إضافة حساب آخر.

من هناك سوف تقوم بتسجيل الدخول فقط، وستتمكن من الوصول إليه عندما تنقر على أيقونة ملفك الشخصي في المستقبل. ومع ذلك إذا لم تقم بالوصول إلى أحد الحسابات بشكل متكرر بما يكفي فسيتم تسجيل خروجك.

 

3- استخدام مرشحات البريد الإلكتروني

قد ترغبفي تنظيم رسائل البريد الإلكتروني بشكل أفضل وتحديد أولويات الرسائل الواردة من أشخاص معينين.

هذا هو المكان الذي تصبح فيه المرشحات في متناول اليد. افتح Gmail وانقر على ترس الإعدادات واختر See All Settings. من هناك انقر فوق عوامل التصفية والعناوين المحظورة> إنشاء عامل تصفية جديد.

يمكنك تخصيص عامل التصفية الخاص بك لتنظيم رسائل البريد الإلكتروني حسب المرسل والمستلم والموضوع والكلمات الرئيسية وعوامل أخرى. وعندما تحصل على المواصفات الخاصة بك انقر فوق إنشاء عامل تصفية.

 

4- إعداد توقيع سهل

يمكن أن يوفر لك إعداد توقيع في Gmail خطوة عند إنشاء رسالة ويجعل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك تبدو أكثر احترافية. لإعداد توقيع لجميع الرسائل الصادرة افتح Gmail> ترس الإعدادات> انظر جميع الإعدادات. من هناك قم بالتمرير لأسفل حتى ترى التوقيع وانقر فوق إنشاء جديد. ستكون أي توقيعات قمت بإنشائها مرئية في الإعدادات؛ حيث يمكنك تعديلها أو حذفها في أي وقت.

 

5- التراجع عن الرسالة المرسلة

لحسن الحظ يحتوي البريد الالكتروني Gmail على ميزة سماح تُسمى “التراجع عن الإرسال”. بعد أن تضغط على إرسال مباشرة ستظهر رسالة في أسفل الشاشة تفيد بأن الرسالة قد تم إرسالها، ولكن هناك أيضًا خيار التراجع أو عرض الرسالة. عند النقر فوق “تراجع” سيتوقف Gmail عن إرسال الرسالة.

يمكنك أيضًا تعديل المدة التي يجب عليك فيها إلغاء الرسالة. لإعداد “التراجع عن الإرسال” انتقل إلى “الإعدادات”> “انظر جميع الإعدادات” وانتقل لأسفل إلى “تراجع عن الإرسال”. من هناك يمكنك ضبط نافذة إلغاء الإرسال على 5 أو 10 أو 20 أو 30 ثانية.

 

6- جدولة الإرسال

تُعد عملية جدولة رسالة سهلة إذا كان لديك زملاء عمل أو أصدقاء في مناطق زمنية مختلفة ولا تريد المخاطرة بإزعاجهم بإشعار بريد إلكتروني في ساعات فردية. لجدولة رسالة ما عليك سوى كتابة ما تريد قوله، وبدلًا من النقر فوق إرسال انقر فوق السهم الصغير لأسفل وحدد جدولة الإرسال. سيقترح Gmail بعض الأوقات الممكنة ولكن يمكنك أيضًا إدخال وقت إرسال معين يدويًا.

 

7- الكتابة الذكية

تعمل ميزة الكتابة الذكية في Gmail مثل النص التنبؤي وتهدف إلى تبسيط عملية الكتابة لديك. على سبيل المثال: أثناء كتابة “سأتصل بك” ستقترح ميزة “الكتابة الذكية من جوجل”: “غدًا”. فقط اضغط على Tab لقبول الاقتراح؛ خلاف ذلك، استمر في الكتابة. إذا لم تكن من محبي ميزة “الكتابة الذكية” فيمكنك إيقاف تشغيلها في “الإعدادات”.

 

8- التدقيق الإملائي

يمكن لأداة التدقيق الإملائي في Gmail أن تزيل بعض الضغط عن إرسال رسائل البريد الإلكتروني المهمة. يمكن أن يساعدك المدقق الإملائي في الكلمات التي لست متأكدًا منها بالفعل.

وسيحتفظ Gmail بالكلمة تحتها خط إذا تم تغييرها؛ بحيث يمكنك اختيار التراجع عن التغيير إذا لم تعجبك. علاوة على ذلك يحتوي Gmail على ميزات القواعد النحوية والتصحيح التلقائي أيضًا. يمكن تشغيل كل شيء أو إيقاف تشغيله في الإعدادات> التدقيق الإملائي.

 

9- كتم صوت المحادثات

لقد علقنا جميعًا في مجموعة بريد إلكتروني لا يبدو أنها هادئة. في المرة التالية التي يحدث فيها هذا لك ما عليك سوى فتح البريد الإلكتروني المزعج، والنقر فوق رمز الإعدادات ثلاثية النقاط أعلى سطر موضوع البريد الإلكتروني مباشرةً، ثم حدد كتم الصوت في القائمة المنسدلة. تمامًا كما هو الحال مع التراجع عن الإرسال ستتاح لك فرصة إلغاء كتم الصوت إذا نقرت عن طريق الخطأ.

 

10- استخدام التسميات

يمكن أن تجعل التسميات طريقة البريد الوارد الخاصة بك أكثر قابلية للإدارة. إنها تشبه نوعًا ما عوامل التصفية (ويمكنك إعداد عامل تصفية لإرسال بريد إلكتروني لتصنيفات معينة). توجد التسميات في الشريط الجانبي؛ حيث ستجد مجلدات “البريد الوارد” و”البريد المرسل” و”البريد غير المهم” والمجلدات الأخرى. قم بالتمرير لأسفل وانقر فوق إنشاء تسمية جديدة.

من هناك يمكنك تحديد التسمية الخاصة بك وكذلك إنشاء تسميات المجموعة. على سبيل المثال: إذا كنت منظمًا للمدرسة فقد يكون الملصق الرئيسي هو فصل الأحياء ويمكنك تجميع تسميات حول مشروعات الفصل والواجبات المرسلة.

 

المصدر:

Gmail: 10 tips to simplify your email routine

 

اقرأ أيضًا:

أفضل 10 خدمات بريد إلكتروني بديلة لـ “Gmail”

الرابط المختصر :
close

مرحبا 👋

سعداء بالتواصل معكم
قم بالتسجيل ليصلك كل جديد

نحن لا نرسل البريد العشوائي! اقرأ سياسة الخصوصية الخاصة بنا لمزيد من المعلومات.

اترك رد

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.